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自律的你更优秀 ! 在家办公如何提高工作效率?快来看这三个办法

对大多数公司来说,2020年原计划的“开门红”被这场突如其来的疫情打得措手不及。不得不在家办公的情况下,怎么保持我们自己高效运转,保持团队战斗力呢?
今天,著名商业顾问、「得到」作者刘润老师给所有需要在家办公的人和公司,紧急送来了“远程协作指南”,你不妨按下面的建议来做。
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在家办公最大的挑战,就是远程之下,管理和沟通的效率会大幅下降。接下来,我们就来拆解一下这个问题,先说管理和沟通效率为什么下降,然后再讲怎么办。

为什么在家办公会导致管理效率下降?这是因为你见不到员工,没办法快速地调整节奏、安排工作。

员工在做什么工作,遇到什么问题,也没办法及时地向你请示,得到你的指导,协同上就会遭遇挑战。

沟通上具体会遇到哪些问题呢?大家在一起工作的时候,如果遇到问题,一抬头就可以跟旁边同事说一声,需要协助就喊一声,大家还可以快速地召开会议,而这些事情在远程办公的情况下都做不到。

尤其是每个人都在自己家里,员工会不会因为心情焦虑,刷着疫情新闻而无心工作,你也无从得知,这些都会导致沟通效率的下降。

为了解决这些问题,我从公司层面和个人工作的角度,分别提出三个建议,下面具体来说一说。

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建议一:加强定期沟通

远程办公时,加强团队间的定期沟通尤为重要。那么,怎么样加强定期沟通呢?这里建议大家实行两个制度:早会制度,晚报告制度。

这两个制度可以保障远程工作高效率地进行。在公司上班的时候,谁准时上班,谁准时下班,大家都能看得到。可是在家办公,你很难知道一个员工是不是准时上班的。

为什么说准时上班这件事很重要呢?因为大家都在同一个时间段上班,才有彼此协同的基础。远程工作,只不过是换了工作地点,工作时间段其实没有换。这意思是说,你在家里,依然要保持早上9点到下午6点上班的状态,这个时间段不能换,因为大家需要协同。

怎么才能保证大家协同工作呢?第一点,建立早会制度。比方说,早上9点,每个部门都在微信群里开个语音会议,沟通一下今天我们要做的事情是什么,每个人分别要做什么,每个人都在会议里简单地讲一分钟,说我今天大概要做这么一件事、两件事、三件事……简单地讲一讲就可以,最重要的是大家互相提个醒,我们开工了。

第二点,建立晚报告制度。早会既然已经提出了,我们今天要做这件事,其实就给了管理一个非常重要的依据。到了晚上,每个人需要通过钉钉或者企业微信,把自己的报告发出来,讲一下我今天做了什么事,每件事做到了什么程度,今天的工作,我可以交付给大家一个怎样的结果。所以,早会和晚报告制度,这两个制度是进行远程办公时很重要的基本管理手法。

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建议二:把目标拆解为任务

这句话意思是说,公司要懂得把原本要在一天或者一段时间里要完成的目标,拆解为每一天要完成的任务。因为很多事情,工作周期可能是一周、一个月,甚至更长时间。为了避免远程办公时失去目标,我们需要把目标拆解为一个个具体的任务,也就是把objective拆解为task。目标要达成,首先要把每天的task,也就是任务要执行到位。

这里举个例子,公司要向客户交付一套非常大的代码,中间可能涉及到300多个功能。作为项目管理者,就需要把这个目标具体到这周干什么、今天干什么。

比如,今天的任务,第一,我要给客户打个电话,商谈项目计划,疫情期间在家里完成设计。第二,我要跟我的团队开会,这个会要确定我们节后三个主要提案的方向,并且由我的团队交付出来这三个方向的基本设计框架。你看,把目标拆解为以天为单位的任务,这其实也是在训练一个人的管理能力。

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建议三:公司要准备好线上协作工具

我们今天的沟通工具已经非常好了,比如,微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通工具。但是,大家在办公的时候,经常要基于同一个文件、同一批文件协同操作,而即时沟通工具并不能传输大规模的文件。所以,给大家介绍以下几个工具。

文档类,大家可以用类似于石墨、Office365这样的软件,这些软件支持多人在同一篇文档上同时做出修改。有时候,写一个项目计划或者一篇报告,老板、助理、项目经理、策划员工,大家可能一直站在电脑面前说,这个人说这样改,那个人说那样改,最终一起把文书改好。这种情况下,通过石墨或者Office365,大家可以在线共同修改同一篇文章,从而达到协同的目的。

传输类,我推荐使用网盘。比如,大家把每一天的工作成果都上传到百度网盘,一天结束的时候,大家都可以看到彼此交付的成果,第二天再基于这个成果来做第二天的工作。百度网盘之外,钉钉和企业微信里都有类似的功能。

还有沟通协作类工具,就是大家完成一个项目管理任务的工具,比较典型的就是像Teambition这样的工具,我在《5分钟商学院》里面介绍过。还有开会怎么开呢?当然,依然可以用微信,但是要开视频电话会议的话,今天也有很多公司提供了基于互联网视频的一些电话工具,比如腾讯会议,大家可以在网上搜索去了解一下。

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给个人的三条建议

下面,我再从个人角度分享一些建议。

为什么在家办公,工作效率很容易变差?这是因为一开始你会觉得无拘无束,特别舒服。但过了一段时间,你就会觉得浑身难受,工作效率也会大大下降。那么,怎样才能提高在家工作的效率呢?我给大家分享几个经验。

第一,准时起床,穿戴整齐。

我经常在酒店的房间办公,偶尔也会在家办公。我会给自己提一个非常重要的要求:一定要早起,穿戴整齐。不要觉得穿着睡衣很舒服,穿着睡衣吃早饭,吃完早饭趴在餐桌上就开始干活了,在这种状态下,你会特别容易分神。你一定要当作正常上班一样,准时起床,换上正式的衣服,这是一种仪式感。这种仪式感会把你拉入一个工作的状态,很大程度上可以提高你的工作效率。

第二,一定不能在休息区办公。

反过来说,不要在办公的地方休息,在家里,要把做这两件事的场所分开。如果你家里有书房,就把书房当作你的办公室,早上起床,穿戴整齐,带着背包正式地走进书房,把门关上,就相当于你到办公室开始办公了,这个过程很重要,在这里把一切工作资料都准备好,注意,不要在这睡觉。

第三,清晰地区分好工作和休息时间。

在家办公,对公司而言,考验的是把目标拆解为任务的能力。对员工而言,考验的是区分工作和休息的能力。这是什么意思呢?就是你很容易工作着工作着,突然之间想要在沙发上躺一会儿。躺下来之后就想,那我打开电视看一会儿,休息一下吧……而一看就是很长时间。无法保持专注,这是在家办公带给我们的巨大挑战,但这也是很锻炼一个人的。

怎么才能区分好工作时间和休息时间呢?建议大家用番茄钟工作法,就是工作以25分钟为一个单位,这25分钟里,手机调成静音,什么东西都不要碰,告诉自己在这个时间里、在番茄钟提醒你之前,只能专心工作,别的什么都不能干。工作25分钟之后,可以休息5分钟,这5分钟可以去倒杯水、上个厕所,去翻翻其他书,休息结束再进入下一个25分钟。

中午的时候,你当然可以在家里自己做点东西吃,但也需要给自己设定好,12点到1点之间才可以做这件事情,这是你的休息时间。吃完之后可以戴上口罩,出门走一走,稍微呼吸一下新鲜空气,舒展一下筋骨,这也是很重要的。到了下午1点钟再回来上班,6点钟下班。下班之后,你就可以离开书房,进入下班状态。你告诉自己,我下班了,这个时候才可以把身上正式的衣服换成家居服。

只有清晰地区分好工作时间和休息时间,远程工作,才会既有效率,又能劳逸结合。如果公司里每个人都能做好这件事情,其实对公司的管理水平和个人的自我管理水平都是一个很大的提升。

以上这些建议,希望能帮到在家办公的你。

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